STAKPN Ambon

Mail merge di Microsoft Word adalah fitur yang sangat ampuh untuk membuat dokumen yang dipersonalisasi dalam jumlah besar, seperti surat, label, atau amplop. Namun, terkadang data yang kita gunakan memiliki format angka yang perlu disesuaikan agar tampil lebih profesional atau sesuai dengan kebutuhan spesifik. Misalnya, Anda mungkin ingin menampilkan angka desimal dengan dua angka di belakang koma, menambahkan pemisah ribuan, atau bahkan mengubah angka menjadi bentuk tulisan. Artikel ini akan membahas secara mendalam berbagai cara untuk mengubah bentuk angka dalam mail merge Word, mulai dari opsi dasar hingga penggunaan kode bidang yang lebih canggih.

Memahami Kebutuhan Format Angka

Sebelum masuk ke teknis, penting untuk memahami mengapa format angka perlu diubah. Beberapa alasan umum meliputi:

• Keterbacaan: Angka dengan banyak digit bisa sulit dibaca tanpa pemisah ribuan.
• Konsistensi: Memastikan semua angka memiliki jumlah desimal yang sama (misalnya, selalu dua angka di belakang koma untuk mata uang).
• Profesionalisme: Tampilan angka yang rapi dan terstandarisasi memberikan kesan profesional pada dokumen.
• Konteks: Angka dalam format mata uang memerlukan simbol mata uang dan pemisah ribuan, sementara persentase memerlukan simbol persen.
• Persyaratan Hukum/Keuangan: Beberapa dokumen mungkin memiliki persyaratan format angka yang ketat.

Dasar-Dasar Mail Merge dan Bidang Data

Mail merge bekerja dengan menggabungkan dokumen utama (surat, label, dll.) dengan sumber data (misalnya, file Excel, Access, atau daftar kontak Outlook). Bidang data adalah placeholder dalam dokumen utama yang akan diganti dengan informasi dari sumber data saat mail merge dijalankan.

Contoh bidang data: MERGEFIELD NamaPelanggan , MERGEFIELD JumlahPembelian .

Saat Anda menyisipkan bidang data, Word secara default akan menampilkan angka sesuai dengan format aslinya di sumber data. Di sinilah kita perlu campur tangan.

Menggunakan Opsi Format Bidang Mail Merge (Cara Termudah)

Cara paling langsung dan seringkali paling mudah untuk memformat angka dalam mail merge adalah dengan menggunakan opsi pemformatan bawaan yang ditawarkan Word.

1. Sisipkan Bidang Data Anda: Mulailah dengan menyisipkan bidang data yang berisi angka ke dalam dokumen utama Anda menggunakan tab "Mailings" > "Insert Merge Field".

2. Akses Opsi Format:

   • Klik kanan pada bidang data yang baru saja Anda sisipkan.
   • Pilih "Edit Field…" dari menu konteks.

3. Terapkan Pemformatan:

   • Di jendela "Field", Anda akan melihat nama bidang Anda di bagian atas.
   • Di bawahnya, di bagian "Field properties", Anda akan melihat opsi untuk "Field codes".
   • Klik tombol "Format…" (atau "Options…" tergantung versi Word Anda).
   • Jendela "Field Formatting" akan muncul. Di sini, Anda akan menemukan berbagai kategori pemformatan:
     • Number Formats: Ini adalah kategori yang paling relevan untuk mengubah bentuk angka. Anda akan menemukan pilihan seperti:
       • 0: Menampilkan angka bulat (tanpa desimal).
       • 0.00: Menampilkan angka dengan dua angka di belakang koma.
       • #,##0: Menampilkan angka dengan pemisah ribuan (koma di Amerika, titik di Indonesia, tergantung pengaturan regional Windows Anda).
       • #,##0.00: Kombinasi pemisah ribuan dan dua angka desimal.
       • 0%: Mengubah angka menjadi persentase (misalnya, 0.5 akan menjadi 50%).
       • $#,##0.00: Menambahkan simbol mata uang dolar.
     • Date Formats: Jika Anda secara tidak sengaja memasukkan angka yang seharusnya tanggal, Anda bisa memilih format tanggal di sini.
     • General: Opsi default.

4. Pilih Format yang Diinginkan:

   • Pilih kategori "Number Formats".
   • Pilih format angka yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda dari daftar yang tersedia. Anda bisa melihat pratinjau hasilnya di bagian "Format example".
   • Jika format yang Anda inginkan tidak ada, Anda bisa membuatnya secara manual dengan mengedit kode bidang (akan dibahas nanti).

5. Konfirmasi: Klik "OK" di jendela "Field Formatting", lalu klik "OK" lagi di jendela "Field".

Sekarang, ketika Anda menjalankan mail merge dan memperbarui bidang, angka dari sumber data Anda akan ditampilkan sesuai dengan format yang Anda pilih.

Contoh Penggunaan Opsi Format Bidang:

Misalkan Anda memiliki bidang data JumlahGaji dengan nilai 1500000.50.

• Jika Anda menerapkan format #,##0, hasilnya akan menjadi 1,500,000 (atau 1.500.000 tergantung regional).
• Jika Anda menerapkan format #,##0.00, hasilnya akan menjadi 1,500,000.50.
• Jika Anda menerapkan format 0% pada bidang Diskon dengan nilai 0.25, hasilnya akan menjadi 25%.

Menggunakan Kode Bidang untuk Kontrol Lebih Lanjut

Meskipun opsi format bawaan sangat berguna, terkadang Anda memerlukan kontrol yang lebih spesifik atas tampilan angka, seperti menggabungkan pemisah ribuan, simbol mata uang, dan desimal dengan cara yang tidak tersedia langsung di daftar format. Dalam kasus ini, Anda perlu memanipulasi kode bidang secara langsung.

Kode bidang adalah instruksi yang memberi tahu Word cara menampilkan informasi. Untuk melihat dan mengedit kode bidang:

1. Perlihatkan Kode Bidang:
   • Klik kanan pada bidang data yang ingin Anda ubah.
   • Pilih "Toggle Field Codes" (atau tekan Alt + F9 untuk menampilkan/menyembunyikan semua kode bidang di dokumen Anda).

Anda akan melihat sesuatu seperti:
MERGEFIELD JumlahPembelian

Untuk memformatnya, Anda perlu menambahkan sakelar (switch) ke kode bidang. Sakelar adalah kode tambahan yang dimulai dengan garis miring terbalik () yang memodifikasi cara bidang ditampilkan.

Sakelar Pemformatan Angka yang Umum Digunakan:

• # "format": Sakelar ini digunakan untuk menerapkan format angka kustom. Di dalam tanda kutip ("), Anda menentukan format yang diinginkan.

  • # "0": Angka bulat.
  • # "0.00": Dua angka desimal.
  • # "#,##0": Pemisah ribuan.
  • # "#,##0.00": Pemisah ribuan dan dua angka desimal.
  • # "$ #,##0.00": Simbol mata uang dolar, pemisah ribuan, dan dua angka desimal.
  • # "Rp #,##0.00": Simbol mata uang Rupiah, pemisah ribuan, dan dua angka desimal.
  • # "0%": Persentase.

• c "format": Sakelar ini juga untuk memformat angka, tetapi seringkali lebih digunakan untuk angka dalam konteks mata uang atau nomor yang lebih kompleks. Namun, untuk sebagian besar kebutuhan umum, # sudah cukup.

Langkah-langkah Menggunakan Sakelar Kode Bidang:

1. Sisipkan Bidang Data: Seperti biasa, sisipkan bidang data Anda.

2. Perlihatkan Kode Bidang: Klik kanan pada bidang dan pilih "Toggle Field Codes" atau tekan Alt + F9. Bidang akan berubah menjadi kode, misalnya:
   MERGEFIELD JumlahPembelian

3. Tambahkan Sakelar: Ketik sakelar pemformatan di dalam kode bidang, setelah nama bidang, diawali dengan spasi.

   • Untuk menampilkan jumlah pembelian dengan pemisah ribuan dan dua angka desimal, tambahkan # "#,##0.00":
     MERGEFIELD JumlahPembelian # "#,##0.00"
   • Untuk menampilkan gaji dalam Rupiah dengan pemisah ribuan:
     MERGEFIELD Gaji # "Rp #,##0"
   • Jika Anda ingin format mata uang yang lebih spesifik, Anda bisa menggunakan kombinasi:
     MERGEFIELD Harga # "$ #,##0.00;($ #,##0.00)" (Ini juga menangani angka negatif, menampilkan angka positif dengan dolar dan angka negatif dalam kurung dengan dolar).

4. Tutup Kode Bidang: Klik kanan lagi pada kode bidang dan pilih "Toggle Field Codes" atau tekan Alt + F9. Bidang akan kembali ke tampilan normal, tetapi sekarang terhubung dengan instruksi pemformatan yang Anda tambatkan.

5. Perbarui Bidang: Untuk melihat hasilnya, Anda perlu memperbarui bidang. Cara termudah adalah dengan menjalankan pratinjau hasil mail merge (tab "Mailings" > "Preview Results"). Anda juga bisa mengklik kanan pada bidang yang sudah diformat dan memilih "Update Field".

Tips Penting Saat Menggunakan Kode Bidang:

• Perhatikan Tanda Kutip: Pastikan Anda menggunakan tanda kutip ganda (") di sekitar format Anda.
• Spasi Sangat Penting: Pastikan ada spasi antara nama bidang dan sakelar, serta spasi di dalam kode format jika diperlukan (misalnya, setelah simbol mata uang).
• Format Regional Windows: Pemisah ribuan (koma atau titik) dan pemisah desimal (titik atau koma) biasanya mengikuti pengaturan regional sistem operasi Windows Anda. Jika Anda ingin memaksakan format tertentu (misalnya, selalu menggunakan titik sebagai pemisah ribuan dan koma sebagai desimal), Anda mungkin perlu menggunakan kode yang lebih kompleks atau mengonversi data Anda sebelumnya.
• Angka Negatif: Untuk format yang lebih canggih yang menangani angka positif dan negatif secara berbeda, Anda bisa menggunakan format seperti # "Positif;Negatif;Nol". Misalnya, # "#,##0.00;(#,##0.00);0" akan menampilkan angka positif dan negatif dengan pemisah ribuan dan dua desimal, sementara nol akan ditampilkan sebagai 0.
• Uji Coba: Selalu lakukan uji coba mail merge dengan beberapa baris data yang berbeda (termasuk angka nol, angka kecil, angka besar, dan angka negatif jika relevan) untuk memastikan format yang Anda terapkan bekerja sesuai harapan.

Contoh Kasus Nyata:

Misalkan Anda memiliki sumber data Excel dengan kolom berikut:

Nama	Gaji	Bonus	Diskon
Budi	5000000	500000	0.10
Siti	7500000.75	750000	0.05
Agus	12000000	1000000	0.15

Anda ingin membuat surat pemberitahuan gaji dengan format sebagai berikut:

• Gaji: Rp 5.000.000 (menggunakan titik sebagai pemisah ribuan, tanpa desimal)
• Bonus: Rp 500.000 (menggunakan titik sebagai pemisah ribuan, tanpa desimal)
• Diskon: 10% (mengubah angka desimal menjadi persentase)

Langkah-langkah Penerapan:

1. Buat Dokumen Utama: Mulai dokumen mail merge Anda.
2. Hubungkan ke Sumber Data: Gunakan "Select Recipients" untuk menghubungkan ke file Excel Anda.
3. Sisipkan Bidang Gaji:
   • Masukkan MERGEFIELD Gaji .
   • Klik kanan, pilih "Toggle Field Codes".
   • Ubah menjadi: MERGEFIELD Gaji # "Rp #.##0"
   • Klik kanan lagi, pilih "Toggle Field Codes".
4. Sisipkan Bidang Bonus:
   • Masukkan MERGEFIELD Bonus .
   • Klik kanan, pilih "Toggle Field Codes".
   • Ubah menjadi: MERGEFIELD Bonus # "Rp #.##0"
   • Klik kanan lagi, pilih "Toggle Field Codes".
5. Sisipkan Bidang Diskon:
   • Masukkan MERGEFIELD Diskon .
   • Klik kanan, pilih "Toggle Field Codes".
   • Ubah menjadi: MERGEFIELD Diskon # "0%"
   • Klik kanan lagi, pilih "Toggle Field Codes".

Penting: Perhatikan bahwa format # "Rp #.##0" mengasumsikan bahwa pengaturan regional Windows Anda menggunakan titik sebagai pemisah ribuan. Jika tidak, Anda mungkin perlu menggunakan sakelar yang lebih canggih atau format yang berbeda.

Menggunakan Format Kustom dengan Pemisah Regional Spesifik (Tingkat Lanjut)

Jika Anda memerlukan kontrol yang sangat spesifik atas pemisah ribuan dan desimal yang tidak sesuai dengan pengaturan regional Windows Anda, Anda bisa menggunakan sakelar # dengan format yang lebih eksplisit. Namun, ini bisa menjadi rumit.

Contoh, jika Anda ingin format Rupiah (Rp 1.500.000,50) secara konsisten, di mana . adalah pemisah ribuan dan , adalah pemisah desimal, Anda mungkin perlu pendekatan yang sedikit berbeda atau menggunakan rumus di sumber data Anda.

Salah satu cara adalah memanipulasi string di sumber data Anda sebelum mail merge, atau menggunakan kode bidang yang lebih kompleks yang mungkin melibatkan fungsi-fungsi khusus jika Anda menggunakan sumber data yang mendukungnya (seperti Access atau SQL).

Namun, untuk sebagian besar kasus, menggunakan sakelar # dengan format yang umum seperti # "#,##0.00" dan membiarkan Word menafsirkannya berdasarkan pengaturan regional Windows adalah cara yang paling praktis. Jika hasil akhirnya tidak sesuai, langkah terbaik adalah menyesuaikan pengaturan regional Windows Anda atau memastikan data sumber sudah diformat dengan benar.

Kesimpulan

Mengubah bentuk angka dalam mail merge Word adalah keterampilan penting untuk menghasilkan dokumen yang profesional dan akurat. Anda dapat memanfaatkan opsi pemformatan bidang bawaan untuk kemudahan penggunaan, atau beralih ke manipulasi kode bidang dengan sakelar # untuk kontrol yang lebih granular. Dengan pemahaman yang baik tentang berbagai opsi yang tersedia dan latihan yang cukup, Anda dapat memastikan bahwa semua angka dalam dokumen mail merge Anda ditampilkan dengan cara yang paling efektif dan sesuai dengan kebutuhan Anda. Selalu ingat untuk menguji hasil Anda untuk memastikan semuanya berjalan lancar.